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Segnalazione di illeciti - Whistleblowing

Regolamento e informativa privacy

Regolamento di Apam Esercizio per la tutela del dipendente che segnala un illecito (“Whistleblower”)

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell'art. 13 del Regolamento EU 679/2016

NUOVA DISCIPLINA IN VIGORE DAL 15 LUGLIO 2023

Il 15 luglio 2023 diventano efficaci le disposizioni contenute nel D.Lgs. 24/2023 emanato in attuazione della direttiva UE 2019/1937. Esso disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica, di cui il soggetto sia venuto a conoscenza nel proprio contesto lavorativo (cd. Whistleblower).

Apam Esercizio, nel rispetto di quanto previsto dal D.lgs. 24/2023, ha pertanto adottato con delibera del Consiglio di Amministrazione del 14/07/2023 il nuovo Regolamento per la tutela del dipendente che segnala illeciti (c.d. "Whistleblower"), il quale, stando alle prescrizioni di nuova introduzione, sostituisce qualsiasi precedente disciplina adottata dalla Società in materia.

SEGNALAZIONE INTERNA (AL RPCT)

Chi può segnalare

I soggetti che prestano la propria attività lavorativa a favore della Società e che rientrano in una delle seguenti categorie:

dipendenti a tempo indeterminato e determinato;
lavoratori autonomi ivi compresi quelli indicati al Capo I della L. 81/2017 (si tratta dei lavoratori con rapporti di lavoro autonomi disciplinati dal Titolo III del Libro V del codice civile ivi inclusi i contratti d’opera di cui all’art. 2222 del medesimo codice civile (ad esempio, i lavoratori autonomi che esercitano le professioni intellettuali per l'esercizio delle quali è necessaria l'iscrizione in appositi albi o elenchi);
titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 del codice di procedura civile ( rapporti di collaborazione che si sostanziano in una prestazione di opera continuativa e coordinata, prevalentemente personale, anche se non a carattere subordinato come ad esempio, avvocati, ingegneri, assistenti sociali che prestano la loro attività lavorativa per l’Ateneo organizzandola autonomamente);
titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 2 del D.Lgs. 81/2015 (prestazioni di lavoro esclusivamente personali e continuative, le cui modalità di esecuzione siano organizzate dal committente anche con riferimento “ai tempi e al luogo di lavoro”);
lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della Società;
liberi professionisti e consulenti;
volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto (ad es. membri esterni del CdA, del Collegio Sindacale, referenti della Società di Revisione, l’O.D.V., l’O.I.V.)

La segnalazione può essere effettuata :

quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
durante il periodo di prova;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Cosa si può segnalare

Possono costituire oggetto di segnalazione informazioni su violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della pubblica amministrazione ricomprese nell’elenco riportato nell’art 2. co. 1 lett. a) del D.lgs. 24/2023 (a titolo esemplificativo illeciti penali, illeciti amministrativi, illeciti civili, illeciti contabili, condotte rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, nonchè illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE in determinati settori specificamente individuati).

Le informazioni possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che il segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti, nonchè condotte volte ad occultare le violazioni.

Cosa non si può segnalare:

le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (sono quindi, escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore);
violazioni disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione;
le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale.
mere irregolarità nella gestione e nell’organizzazione dell’attività.

Come si può segnalare:

in forma scritta, utilizzando il canale informatico https://apam.segnalazioni.net/ (si consiglia di effettuare la segnalazione avvalendosi di tale canale) messo a disposizione da Apam (scarica MANUALE DI REGISTRAZIONE).Tale canale garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Esso infatti prevede una netta separazione tra i dati personali del segnalante e il contenuto della segnalazione. Il soggetto deputato a gestire la segnalazione (RPCT) potrà infatti vedere il contenuto della segnalazione ma non anche i dati personali del segnalante. Resta ferma la possibilità per il RPCT di attivare la procedura appositamente prevista nella piattaforma tramite la quale il sistema associa l’identità del segnalante alla segnalazione, quando ciò sia ritenuto necessario ai fini dell’accertamento della fondatezza della segnalazione. Tale operazione sarà notificata al segnalante unitamente alla motivazione formulata dal RPCT. Il codice identificativo univoco ottenuto a seguito della segnalazione consente poi al segnalante di “dialogare” con il RPCT in modo anonimo e spersonalizzato, nonché di monitorare lo stato della segnalazione.
E’ possibile utilizzare la modalità cartacea, con busta chiusa contrassegnata dalla dizione “ NON APRIRE – Riservata personale alla c.a. del R.P.C.T. di Apam Esercizio S.p.A.”, mediante raccomandata A/R, all’indirizzo Apam Esercizio S.p.A., Via dei Toscani, 3/C, 46100 – Mantova (MN); In tal caso il Segnalante dovrà munirsi di due buste di diverse dimensioni: la busta esterna (più grande) dovrà contenere: la Segnalazione (priva dei dati del Segnalante), la quale dovrà contenere una ulteriore busta chiusa interna (più piccola) contenente i dati e le generalità del Segnalante, a cui allegare copia del documento di identità siglato con firma autografa.

in forma orale, richiedendo al RPCT (all’indirizzo mail rpc.rt.apames@apam.it o al numero di telefono 0376-230324) un incontro diretto durante il quale la segnalazione verrà verbalizzata (è in fase di valutazione la realizzazione di un sistema di messaggistica vocale).

SEGNALAZIONE ESTERNA (AD ANAC)

E’ possibile effettuare la segnalazione ad ANAC al seguente link: https://whistleblowing.anticorruzione.it solo quando al momento della segnalazione sussista una delle seguenti condizioni:

il canale interno non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023 con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati;
quando il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
quando il segnalante ha fondato motivo di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito (ad esempio, ove il responsabile ultimo nel contesto lavorativo sia coinvolto nella violazione, o vi sia il rischio che la violazione o le relative prove possano essere occultate/distrutte), ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare il rischio di ritorsione;
qualora la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio, nel caso in cui la violazione richieda un intervento urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone o per proteggere l’ambiente).

Per le modalità di invio della segnalazione ad ANAC si rinvia alle Linee Guida emanate da ANAC.

SEGNALAZIONE MEDIANTE DIVULGAZIONE PUBBLICA (tramite stampa, mezzi elettronici o di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone).

I Segnalanti possono utilizzare il canale della divulgazione pubblica esclusivamente nei seguenti casi:

a) la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini previsti dalla presente procedura;

b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Si evidenzia che la scelta del canale di segnalazione non è discrezionale: i segnalanti sono tenuti a utilizzare il canale interno e, solo al ricorrere delle condizioni previste dal Decreto, possono effettuare una segnalazione esterna all’ANAC o la divulgazione pubblica.

TUTELA DELLA RISERVATEZZA DELL'IDENTITÀ’ DEL SEGNALANTE

L'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazione. La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta e delle persone menzionate nella segnalazione.

La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato.

MISURE DI PROTEZIONE

Qualora il segnalante a seguito della segnalazione ritenga di aver subito una ritorsione (intendendosi per tale qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere nei suoi confronti in ragione della segnalazione che provoca o può provocare allo stesso un danno ingiusto), potrà beneficiare delle tutele previste dal D.Lgs. 24/2023 a condizione che:

al momento della segnalazione egli abbia avuto fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere (non sono sufficienti semplici supposizioni o voci di corridoio così come notizie di pubblico dominio) e rientrassero nell'ambito oggettivo di cui al D.Lgs. 24/2023;
la Segnalazione o Divulgazione Pubblica è stata effettuata sulla base di quanto previsto dal capo II del D. Lgs. 24/2023 e dal Regolamento 2023;
vi sia uno stretto collegamento tra la segnalazione e il comportamento/atto/omissione sfavorevole subito, direttamente o indirettamente.

Il Segnalante potrà inoltre comunicare la ritorsione ad ANAC ai fini dell’eventuale attivazione del procedimento sanzionatorio nei confronti del soggetto responsabile della ritorsione, seguendo le indicazioni operative contenute nelle Linee Guida emanate da ANAC.

MISURE DI SOSTEGNO

Il segnalante potrà rivolgersi agli enti del Terzo Settore presenti nell’elenco che sarà istituito da ANAC per ottenere informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell'Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

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Per maggiori dettagli sulle modalità di invio delle segnalazioni e per approfondimenti sulle tutele previste, si rinvia al D.lgs. 24/2023 e al Regolamento di Apam Esercizio per la tutela del dipendente che segnala un illecito (“Whistleblower”).